ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.69.2024.EG

Skanowanie dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2010-2013 – 113 800 stron

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiotem zamówienia jest przekształcenie do postaci cyfrowej, w drodze skanowania, dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2010-2013.

2.   Przed przystąpieniem do skanowania dokumentów należy ponumerować około 57 000 kart dokumentów. W skład dowodów zmian wchodzą orzeczenia sądowe, akty notarialne, decyzje administracyjne, zawiadomienia z sądu oraz inne materiały określone w rozporządzeniu w sprawie ewidencji gruntów i budynków.

3.   Dokumenty zmian są ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami uwidocznionymi na tych dokumentach, złożone do segregatorów plastikowych A-4, w ramach poszczególnych obrębów ewidencyjnych, których numery oraz zakres numerów dokumentów jest uwidoczniony na każdym segregatorze. Część dowodów zmian to dokumenty wielokartkowe spięte w różny sposób. Dowody zmian są poskładane do formatu A-4, jednostronne i dwustronne.     

4.   Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w Projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

5.   Szczegółowy zakres zamówienia został określony w Warunkach technicznych stanowiących ZAŁĄCZNIK NR 1 do Umowy.

III.       TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Ustala się następujące terminy wykonania zamówienia:

    Data rozpoczęcia    – data udzielenia zamówienia

Data zakończenia   – do dnia 30 listopada 2024 r.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej jednego zamówienia polegającego na wykonaniu skanowania dokumentów uzasadniających wpisy do EGiB, o wartości co najmniej 10 000,00 zł brutto, wraz z podaniem jego zakresu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługa została wykonana oraz załączeniem dowodów, czy została wykonana należycie.  

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do Zapytania ofertowego Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie.

Przedmiot wykazanych usług należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.

Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1.   Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

2.   Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY.

3.   W ZAŁĄCZNIKU NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.  

4.   Cena nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.   Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_{C =} cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

 1.   Oferty należy składać do dnia 6 września 2024 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG.

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Emilia Gajdzis – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-28, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,

3.   ZAŁĄCZNIK NR 3 -  WYKAZ USŁUG.