Wadium w 2 minuty
Uzyskaj wadium bez dokumentów i odchodzenia od komputera, w 3 krokach:
kliknij podaj dane opłać online
Sprawdź, jak to zrobić - Film
Postępowanie: DOA.0154.1.2020 Digitalizacja dokumentacji papierowej Działu Prawnego spółki Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych sp. z o.o.
| Zamieszczenia : | 24-11-2020 12:14:00 |
| Składania : | 27-11-2020 11:00:00 |
| Otwarcia : | 27-11-2020 11:05:00 |
| Tryb: | Zapytanie ofertowe |
| Rodzaj: | Usługa |
Wymagania i specyfikacja
Szanowni Państwo,
informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji, polegającym na: digitalizacji dokumentacji papierowej Działu Prawnego spółki Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych sp. z o.
Przedmiot zamówienia obejmuje dokumentację papierową w maksymalnej liczbie 3000 teczek spraw. Zamawiający informuję, że średnia
liczba stron w teczce to 100 stron., to jest łącznie 300.000 stron.
Szczegółowe warunki świadczenia usługi stanowiącej przedmiot zamówienia oraz jej zakres określone zostały w Istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik do niniejszego postępowania.
Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.
Integralną częścią dokumentacji niniejszego postępowania są:
- OGÓLNE WARUNKI ZAMÓWIENIA do pobrania tutaj
- OGÓLNE WARUNKI UMOWY do pobrania tutaj
- Klauzula informacyjna RODO do pobrania tutaj
WSKAZÓWKA: Poniższy formularz ofertowy jest formularzem elektronicznym – po wpisaniu wartości netto i ustawieniu odpowiedniej stawki podatku VAT, system automatycznie przeliczy Państwa ofertę na wartość brutto. Jednakże w przypadku, gdy do zamówienia niezbędne będzie zastosowanie dwóch różnych stawek podatku VAT, należy na liście rozwijanej w kolumnie „VAT” wybrać pozycję „Różna stawka VAT”, następnie zarówno wartość netto jak i brutto oferty w sekcji „Przedmiot zamówienia” wypełnić ręcznie.
Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych środków.
W przypadku pytań:
- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 614158622
- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.
tel. 22 101 02 02
e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.
Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Załączniki do postępowania
| 2020-11-27 09:41 | Jacek Kamza |
Zamawiający
informuje
że
w
niniejszym
postepowaniu
wpłynęło
pytanie
o
następującej
treści: Prosimy o potwierdzenie terminu realizacji usługi w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy, w oparciu o przesłaną ofertę z dnia 06.11.2020 (nr sprawy DOA.0154.1.2020) z możliwością rozliczenia usługi miesięcznie. Z uwagi na nieokreślony termin podpisania umowy na realizację usługi, widzimy niestety duże zagrożenie w utrzymaniu danego terminu wskazanym w IWZ. Odpowiedź: Zapytanie ofertowe w sprawie nr DOA.0154.1.2020 zostało unieważnione. W związku z tym oferty złożone w poprzednim unieważnionym postępowaniu nie mogą być brane pod uwagę. |
| 2020-11-26 12:47 | Jacek Kamza | Zamawiający informuje, że minimalny pakiet teczek przekazanych do digitalizacji to 400 szt. Większa liczba teczek jest możliwa do przekazania, niestety trudno obecnie określić Zamawiającemu czy będzie to liczba 1000 szt. |
| 2020-11-26 11:14 | Jacek Kamza | Zamawiający informuje, że unieważniono postępowanie z dnia 28.10.2020. |
| 2020-11-26 09:51 | Jacek Kamza |
Zarząd
Komunalnych
Zasobów
Lokalowych
sp.
z
o.o.
informuje,
iż
w związku z toczącym się postępowaniem prowadzonym w trybie art. 4 pkt. 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 204 r. (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) na digitalizację dokumentacji papierowej Działu Prawnego wpłynęły od Wykonawców zapytania o następującej treści: Pytanie 1 Prosimy o informację czy dokumenty zadrukowane są jednostronnie? Jeżeli część dokumentów jest zadrukowana jednostronnie a część dwustronnie to czy mogą Państwo określić orientacyjnie - procentowy podział dokumentów jednostronnych i dwustronnych. Wykonawca chciałby oszacować liczbę kartek do digitalizacji w niniejszym postępowaniu. Odpowiedź 1 Zamawiający informuje, że występują dokumenty zadrukowane jednostronnie jak i dwustronnie. Zamawiający nie jest w stanie dokładnie oszacować procentowego podziału dokumentów na zadrukowane jednostronnie i dwustronnie. Pytanie 2 Prosimy o informację jaki procent całej dokumentacji przeznaczonej do digitalizacji stanowią akta notarialne i inne materiały których nie będzie można rozszywać? Odpowiedź 2 Zamawiający informuje że w przekazanym do digitalizacji zasobie, nie ma żadnych oryginalnych aktów notarialnych lub dokumentacji której nie można rozszywać. Pytanie 3 Czy dokumenty po procesie skanowania będzie trzeba ponownie zszywać czy wystarczy ich włożenie do teczek zachowując kolejność stron ale już bez zszywania poszczególnych kartek? Odpowiedź 3 Zamawiający wymaga przywrócenia zdigitalizowanej dokumentacji do pierwotnego stanu, czyli dopięcie koper do dokumentów, spięcie dokumentów tak jak były w teczkach spraw. Pytanie 4 Co będzie stanowiło jeden dokument? Czy dokumentem będzie jedna teczka czy też w obrębie teczki będzie wiele dokumentów? Prosimy o informację o szacunkowej ilości dokumentów przeznaczonych do digitalizacji. Odpowiedź 4 Teczka sprawy, będzie folderem zeskanowanej dokumentacji. Nazewnictwo folderów zgodnie z nazewnictwem ujętym w protokole zdawczo-odbiorczym. Jeden dokument to jedno pismo. W obrębie jednej teczki występuje wiele dokumentów. Zamawiający nie jest w stanie dokładnie oszacować ilości dokumentów przeznaczonych do digitalizacji. Pytanie 5 Prosimy o bardziej precyzyjne określenie nazwy dokumentu - najlepiej o podanie kilku przykładów. Odpowiedź 5 Nazewnictwo plików będzie wynikać z jasnego określenia tytułu dokumentu (np. pismo procesowe, zawiadomienie o posiedzeniu sądu, wyrok sądu, zajęcie komornicze itp.). W wypadku gdy nie ma nazwy dokumentu - nazwa zeskanowanego dokumentu będzie utworzona od nazwy folderu i kolejnej nr dokumentu w danym folderze. Pytanie 6 Prosimy o informację o szacunkowym - procentowym podziale materiału przeznaczonego do digitalizacji na formaty. Odpowiedź 6 Zamawiający nie jest w stanie dokładnie oszacować procentowego podziału na formaty. Informuje jednak że większość dokumentacji przeznaczonej do digitalizacji jest w formacie A4. Pytanie 7 Prosimy o informację w jaki sposób będzie następowało rozliczenie dla formatów pośrednich - niestandardowych np. format większy niż A4 ale mniejszy niż A3? Odpowiedź 7 Rozliczenie formatów pośrednich jest ujęte w par. 4 ust. 2 Istotnych postanowień Umowy. Pytanie 8 Czy możemy przyjąć że gramatura dokumenty przeznaczone do digitalizacji to standardowy papier dukarkowy o gramaturze 80 g/m2 Czy też powinniśmy przyjąć że zdarzają się np. bibuły itp papier trudny w automatycznym skanowaniu? Odpowiedź 8 Tak. Dokumenty przeznaczone to standardowy papier. Nie występują bibuły i papier trudny w automatycznym skanowaniu. Pytanie 9 Czy można przyjąć że wszystkie dokumenty zostaną poddane procesowi OCR bez rozdzielania na typy. W przypadku dokumentów typu maszynopisy taki OCR będzie po prostu gorszy jakościowo ale wykonawca nie będzie musiał dokonywać selekcji i podziału dokumentów przed procesem OCR. Odpowiedź 9 Tak, można przyjąć takie kryteria. Pytanie 10 Czy na dokumenty będzie można naklejać etykiety - na pierwszą stronę każdego dokumentu - etykiety identyfiujące początek danego dokumentu? Odpowiedź 10 Tak. Zamawiający oczekuje batchcode na teczce sprawy (okładka teczki). Na poszczególnych dokumentach istnieje taka możliwość, pod warunkiem, że nie zakleja sygnatury sprawy (sądowej i znaku sprawy nadanego w Spółce). |
| 2020-11-26 09:12 | Jacek Kamza |
Zamawiający
informuję,
że
poprzednie
postepowanie
o
nr
DOA,0154.1.2020
-
zostało
unieważńione. Z poważaniem Jacek Kamza |
Komunikaty