ZAPYTANIE OFERTOWE

wykonywanie napraw oświetlenia ulicznego stanowiącego własność Gminy Miejskiej Pruszcz Gdański na terenie Pruszcza Gdańskiego w roku 2024

CPV 50232100 - 1 Usługi w zakresie konserwacji oświetlenia ulicznego

Rozdział I. NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

1.        Zamawiającym jest Gmina Miejska Pruszcz Gdański, reprezentowana przez Burmistrza Pruszcza Gdańskiego, ul. Grunwaldzka 20, 83-000 Pruszcz Gdański, NIP 593-02-06-827, REGON 191674919.

2.        Adres strony internetowej na której udostępnione jest postępowanie: https://platformazakupowa.pl/pn/um_pruszczgdanski

Adres poczty elektronicznej do kontaktu w sprawie zamówienia:
waga@pruszcz-gdanski.pl

3.        Godziny pracy Urzędu:  poniedziałek 09.00- 17.00, wtorek, środa, czwartek i piątek 07.30 - 15.30.

4.        Osoba prowadząca postępowanie: Michał Waga, tel. (58) 775 99 12

Rozdział II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1.        Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r.  Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2021r., poz. 1129 z późn. zm. (Pzp). Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia znajduje się poniżej kwoty 130.000 złotych netto.

2.        W sprawach nieuregulowanych niniejszym zapytaniem ofertowym mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności ustawy Kodeks cywilny.

3.        Termin związania ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem związania z ofertą jest dzień składania ofert.

Rozdział III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonywania zamówienia: od dnia podpisania umowy, nie wcześniej niż od dnia
01. 01.2024 r. do 16.12.2024 r.

Rozdział IV. OKRES GWARANCJI I RĘKOJMI

1.        Wykonawca udzieli na prawidłowo wykonany przedmiot zamówienia, licząc od daty odbioru ostatecznego robót (protokołem odbioru), 24 miesięczną gwarancję.
W przypadku zaoferowania gwarancji na okres krótszy  niż 24 miesiące, oferta wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu.

2.        Gwarancja jakości obejmuje wszelkie wady fizyczne przedmiotu Umowy powstałe
z przyczyn tkwiących w przedmiocie Umowy.

3.        Wykonawca udzieli na zasadach określonych w przepisach Kodeksu cywilnego,
5 letnią rękojmię.

Rozdział V. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.        Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie napraw oświetlenia ulicznego stanowiącego własność Gminy Miejskiej Pruszcz Gdański na terenie Pruszcza Gdańskiego w roku 2024.

2.        Zakres rzeczowy usługi objęty umową:

1) zabezpieczenie awarii oświetlenia ulicznego powstałych w wyniku m.in. kataklizmów, wypadków drogowych i działań wandalizmu, przed skutkami zagrożenia życia lub zdrowia:

a) zabezpieczenie i oznakowanie niebezpiecznych miejsc,

b) przywrócenie oświetlenia w możliwie największej liczbie nieczynnych opraw (przepięcie, odpięcie fazy itp.).

2) naprawy instalacji oświetlenia ulicznego poprzez:

a) wymianę zużytych zabezpieczeń,

b) wymianę przepalonych źródeł świata, układów zapłonowych, stateczników itp.

3.        Za zwykły czas naprawy uznaje się wykonanie naprawy w terminie 7 dni od dnia otrzymania zlecenia.

4.        Wymaga się od Wykonawcy aby prace w pasie drogi mogące powodować utrudnienia
w ruchu prowadzone były w godzinach nocnych.

5.        Do obowiązków Wykonawcy należy wykonanie prac zleconych przez Zamawiającego
w oparciu o przyjęty zakres rzeczowy w ofercie Wykonawcy.

6.        Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac z materiałów własnych, które co do jakości odpowiadają wymogom wyrobów dopuszczonych do obrotu i stosowania
w budownictwie.

7.        Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest okazać w stosunku
do wskazanych materiałów, atest, deklarację zgodności z PN lub aprobatę techniczną.

8.        W przypadku kiedy zajdzie konieczność wykonania innego rodzaju prac niż określone
w ofercie Wykonawcy o której mowa w ust. 5 umowy zakres tych prac zostanie uzgodniony z Zamawiającym, a ich rozliczenie nastąpi na podstawie kosztorysu powykonawczego (zawierającego koszt robocizny i koszt materiału).

9.        Szczegółowy zakres zamówienia określają:

9.1.                       Formularz cenowy (załącznik nr 2),

9.2.                       Umowa (załącznik nr 3).

10.    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych.

Rozdział VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

1.    Warunkiem koniecznym do złożenia oferty przez Wykonawcę jest dostarczenie:

1)      kopii aktualnych uprawnień w zakresie eksploatacji urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu do 1kV.

2)      wykaz usług wykonanych w okresie trzech lat przed upływem terminu składnia ofert lub wykonywanych nadal, związanych z konserwacją urządzeń oświetlenia ulicznego

o łącznej wartości nie mniejszej niż 150 tyś. złotych brutto, wraz z dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie usług (np. referencje),

Zamawiający zastrzega sobie  możliwość zażądania dowodów, że wyżej wymienione usługi zostały wykonane należycie, w umówionym terminie, (referencje, protokół odbioru, itp.).

2.    Wykonawca winien wykazać, że czasie realizacji zamówienia będzie dysponował   w pełni sprawnymi jednostkami podstawowych narzędzi i urządzeń technicznych (sprzętu): samochodem pogotowia oświetleniowego do 3,5 t wyposażonym w środki łączności
i oznakowanym sygnałem świetlnym, podnośnik koszowy o wysięgu min. 14 m, samochodem z wyposażonym w HDS, minikoparka podsiębierna do kopania rowów kablowych, urządzenie do lokalizacji tras kabli w gruncie.

3.    Wykonawca winien wykazać, że w czasie realizacji zamówienia będzie dysponował bazą logistyczną (zapleczem techniczno-warsztatowym, magazynowym, bazą sprzętu) gwarantującą dotrzymanie warunków terminowych realizacji przedmiotu umowy, w tym reakcji przy zdarzeniu drogowym.

4.    Aktualne, opłacone ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 200.000,00 złotych.

5.    Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującym kryterium i jego wagą: Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie kryteriów,
w których do zdobycia jest maksymalnie 100 punktów, i tak:

Najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów.

Każda z ofert otrzyma liczbę punktów jaka wynika ze wzoru:

SUMA = KC + KR

gdzie:

SUMA - suma punktów przyznanych danej ofercie

KC - liczba punktów przyznana za kryterium Cena

KR - liczba punktów przyznana ofercie za czas reakcji zdarzenie drogowe

I tak:

1)             Kryterium: Cena (liczona do dwóch miejsc po przecinku).

W przypadku kryterium Cena oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

 Cena = (Cmin/Cb)*60 pkt

gdzie:

Cena - liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium cena,

Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu,

Cb - cena oferty badanej

2)             Kryterium: Marża na materiałach (liczona do dwóch miejsc po przecinku) - koszt zużytego materiału może zostać powiększony o marżę Wykonawcy. Do każdego rozliczenia Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia kserokopii faktur zakupu lub innych dokumentów potwierdzających cenę zużytego materiału. Zamawiający dopuszcza marżę na materiał przy czym im mniejszą marżę zaproponuje Wykonawca tym otrzyma więcej punktów:

20 pkt za marże 0%.,19 pkt za marże 1%, 18 za marże 2%, 17 za marże 3%, 16 za marże 4%, 15 za marże 5%, 14 za marże 6%, 13 za marże 7%, 12 za marże 8% ,11 za marże 9%, 10 za marże 10%, 9 za marże 11%, 8 za marże 12%, 7 za marże 13%, 6 za marże 14% , 5 za marże 15%, 4 za marże 16% , 3 za marże 17%, 2 za marże 18% , 1 za marże 19%.

Pozostałe wysokości marży otrzymają 0%.

W przypadku zaproponowania marży powyżej 30 % oferta podlegać będzie odrzuceniu.

3)                 Kryterium: czas reakcji w przypadku zdarzenia drogowego lub innej niebezpiecznej sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu, życiu lub zdrowiu, gdzie za reakcję serwisową uznaje się przyjazd na miejsce zdarzenia zabezpieczenie oznakowanie i zabezpieczenia miejsca zdarzenia, zabezpieczenie przewodów, usunięcie zagrożenia. W przypadku uderzonego przez samochód słupa należy po zabezpieczeniu słupa przenieść go na pobocze -poza jezdnię i chodnik.

a)      Wykonawca otrzyma 20 pkt w przypadku zaoferowania czasu reakcji w przypadku zdarzenia drogowego nie dłuższy niż 1 h;

b)      Wykonawca otrzyma 10 pkt w przypadku zaoferowania czasu reakcji w przypadku zdarzenia drogowego nie dłuższy niż 2 h;

c)      Wykonawca otrzyma 0 pkt w przypadku zaoferowania czasu reakcji w przypadku zdarzenia drogowego nie dłuższy niż 3 h;

W przypadku podania w ofercie dłuższego okresu czasu reakcji niż 3h w przypadku zdarzenia drogowego oferta podlegać będzie odrzuceniu.

Wymaga się od Wykonawcy aby w ciągu 36 h od zabezpieczenia miejsca zdarzenia uprzątnął teren i przystąpił do przywrócenia oświetlenia w możliwie największej liczbie nieczynnych opraw do czasu wykonania zwykłej naprawy, gdzie za zwykły czas naprawy wynosi 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

Rozdział VII. KOMUNIKACJA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCAMI

1.        W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym,
a Wykonawcami odbywa się przy użyciu: platformazakupowa.pl , przy czym ofertę wraz z załącznikami należy złożyć za pośrednictwem „Formularza składania oferty” dostępnego na platformazakupowa.pl w miejscu publikacji zaproszenia do składania oferty, natomiast dokumenty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz przekazywanie informacji odbywa się za pomocą formularza „Wyślij wiadomość”.

2.        W sytuacjach awaryjnych, np. w przypadku awarii platformy platformazakupowa.pl Zamawiający i Wykonawcy mogą komunikować się za pomocą poczty elektronicznej Zamawiającego pod adresem: waga@pruszcz-gdanski.pl

3.        Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktowania się  z Wykonawcami jest: p. Michał Waga, inspektor w Referacie Gospodarki Komunalnej. Wykonawcy mogą się kontaktować z ww. osobą w dniach od poniedziałku do piątku, w godz. 09.00 do 15.30, tel. 58 775 99 12.

Rozdział VIII. TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

1.      Termin składania ofert: ………….-2023 r.  godz. 12:00

2.      Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę jej przekazania w systemie poprzez kliknięcie przycisku Złóż ofertę i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona.

3.      Miejsce składania ofert: ofertę wraz z załącznikami należy złożyć za pośrednictwem Formularza składania oferty dostępnego na stronie platformazakupowa.pl sekcji „postępowania” dostępnego na stronie:

https://platformazakupowa.pl/pn/um_pruszczgdanski/proceedings

Rozdział IX. WZÓR UMOWY. ZMIANY UMOWY

1.      Miejsce i termin zawarcia umowy wyznacza Zamawiający. O wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu i terminie zawarcia umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, zostanie poinformowany odrębnym zawiadomieniem.

2.      Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych wzorem umowy, który stanowi załącznik do niniejszego zaproszenia do skłania ofert.

3.      Zamawiający nie przewiduje zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.

4.      W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie stanowią zmiany Umowy następujące zmiany:

1.1.            danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy,

1.2.            danych teleadresowych,

1.3.            danych rejestrowych,

1.4.            będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy.

Rozdział X. INFORMACJE DODATKOWE

1.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, w przypadku gdy cena podana przez Wykonawcę przekracza wysokość środków przewidzianych
w budżecie Zamawiającego.

2.      Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi telefonicznie lub pisemnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

3.      W przypadku wybrania oferty najkorzystniejszej, wybrany Wykonawca zostanie poinformowany odrębnym pismem lub telefonicznie o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.

4.      Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

5.      Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.

Rozdział XI. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(dalej: RODO) informuję, iż:

1.        Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Pruszcza Gdańskiego
z siedzibą w Pruszczu Gdańskim, przy ul. Grunwaldzkiej 20, który reprezentuje Gminę Miejską Pruszcz Gdański i jest kierownikiem Urzędu Miasta Pruszcz Gdański.

2.        Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować pod adresem e-mail: iod@pruszcz-gdanski.pl

3.      Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp), tj. w celu udzielenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy o robotę budowlaną pn.: wykonywanie napraw oświetlenia ulicznego stanowiącego własność Gminy Miejskiej Pruszcz Gdański na terenie Pruszcza Gdańskiego w roku 2023 - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.        W zakresie, w jakim obowiązek podania przez Panią/Pana danych nie wynika
z ustawy Pzp, pozostałe dane mogą być przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody,
tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.  Dotyczy to w szczególności danych ułatwiających kontakt
z Panią/Panem, takich jak adres e-mail lub numer telefonu.

5.        Administrator nie planuje dalej przetwarzać danych osobowych w celu innym niż cel,
w którym dane osobowe zostały zebrane, jednak w razie powzięcia takich planów przed takim dalszym przetwarzaniem informuje Panią/Pana, o tym innym celu oraz udzieli wszelkich innych stosownych informacji, w szczególności o okresie przechowywania danych oraz przysługujących Pani/Panu prawach.

6.        Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być w szczególności: Poczta Polska S.A., Open Nexus Sp. z o.o., bank obsługujący jednostkę, podmioty świadczące dla Administratora usługi: kurierskie, prawne oraz inne organy publiczne i jednostki organizacyjne Gminy Miejskiej Pruszcz Gdański, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, Krajowa Izba Odwoławcza, a w przypadku umów współfinansowanych podmioty współfinansujące, kontrolujące i zarządzające lub inne podmioty zaangażowane
w realizację programu, z którego pochodzi dofinansowanie, podmiot zewnętrzny nie uczestniczący w postępowaniu oraz inne organy publiczne, sądy i inni odbiorcy legitymujący się interesem prawnym w pozyskaniu danych osobowych.

7.        Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

8.        Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, oraz nie krócej niż przez okres przewidziany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz umów
o dofinansowanie.

9.        Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

10.    W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pana, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

11.    Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

12.    W przypadku gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
z dnia 27 kwietnia 2016 r.; ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

13.    Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest warunkiem ustawowym.
Jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości realizacji zadania nałożonego ustawą na Administratora. Nie dotyczy to podania danych w celu zawarcia i wykonania umowy. W tym wypadku niepodanie danych uniemożliwi jej zawarcie i wykonanie. W zakresie danych dodatkowych, takich jak email, telefon – ich podanie jest z reguły dobrowolne.

14.    Mając na względzie powyższe, Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę następujących oświadczeń:

14.1. oświadczenia o wypełnieniu obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu - według załącznika zapytania ofertowego.

14.2. oświadczenia o wyrażeniu zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) na przetwarzanie danych osobowych w celu określonym pkt. 3 klauzuli informacyjnej - zamieszczonej w formularzu ofertowym.